Souvent, les utilisateurs accordent peu d’importance à «l’espace virtuel», enregistrant des fichiers de manière aléatoire, chaque fois que cela s’avère utile, puis se frappant eux-mêmes et leur ordinateur parce qu’ils ne peuvent pas trouver le fichier quand ils en ont besoin. En utilisant ces conseils comme point de départ, vous pouvez réduire le stress lié à la recherche de fichiers et créer un système de fichiers beaucoup plus organisé sur votre ordinateur. Cela facilitera également beaucoup la sauvegarde de vos données et leur copie si le système doit être rechargé.
1. Utilisez «Mes documents».
2. Développez un schéma de nommage pour les types de fichiers que vous créez le plus souvent, puis respectez-le.
3. Séparer les travaux en cours et terminés. Pour éviter que le dossier Mes documents ne devienne trop encombrant, utilisez-le uniquement pour les fichiers sur lesquels vous travaillez. Cela réduit le nombre de fichiers à rechercher et la quantité de données à sauvegarder. Tous les mois environ, déplacez les fichiers sur lesquels vous ne travaillez plus dans un dossier ou un emplacement différent, de préférence une partition ou un lecteur différent. Vous pouvez les archiver dans un dossier de votre bureau (vous pouvez même étiqueter Archives) ou les transférer sur une cassette de sauvegarde ou un CD enregistrable. Votre dossier Mes documents, que vous devez sauvegarder fréquemment, reste relativement petit.
4. Gardez les noms courts. Même si Windows vous permet d'utiliser des noms de fichiers longs, cela ne signifie pas nécessairement que vous devriez le faire. Les noms longs produisent des affichages encombrés. La concision favorise la clarté. Gardez les noms de fichiers courts en utilisant des abréviations courantes telles que «MTG» pour la réunion ou «ACTG» pour la comptabilité. Cela rend les noms de fichiers plus descriptifs.
5. Conservez comme avec. En limitant les dossiers à un seul type de document (ou principalement à un type), vous pouvez tirer parti des modèles de dossiers de l'Explorateur Windows. Cela facilite la recherche de fichiers. Par exemple, avec tous vos graphiques dans un seul dossier, il est facile d’utiliser la fonction de diaporama et de diaporamas dans l’Explorateur Windows pour trouver la bonne image pour votre bulletin d’information.
6. Évitez les grandes structures de dossiers. Si vous devez placer autant de sous-dossiers dans un dossier que vous ne pouvez pas tous les voir d'un coup d'œil, envisagez de créer un menu alphabétique.
7. Ne sauvegardez pas les fichiers inutiles. Soyez sélectif sur les fichiers que vous gardez. Vous n'avez probablement pas besoin de les garder tous. Avec le courrier électronique, par exemple, vous devez rarement conserver tout ce que vous recevez.
8. Organisez les fichiers par dates, le cas échéant. Utilisez une date dans le nom du document, telle que jqp07252006, ce qui signifierait le 25 juillet 2006. Cela regroupe tous les documents JQP et les trie par date.
9. Utilisez des noms communs. Pour faciliter la recherche de documents, nommez vos fichiers et vos dossiers avec des noms faciles à trouver, tels que les numéros de modèle, les noms de projet ou le chef de projet dans le titre.