Envisagez-vous de quitter votre emploi et souhaitez-vous vous assurer de recevoir une copie de tous vos courriels au cas où vous auriez besoin de les consulter ultérieurement? Ou peut-être souhaitez-vous simplement les exporter à des fins de sauvegarde au cas où votre fichier Outlook PST serait corrompu, ce qui se produit assez souvent.
Dans tous les cas, la sauvegarde de vos emails est toujours une bonne idée. Même si vous utilisez un service Web tel qu'Outlook.com ou Gmail, l'utilisation d'un client de bureau tel qu'Outlook pour télécharger tout votre courrier afin de le stocker localement est toujours une bonne idée. Les services Web et les géants tels que Microsoft et Google peuvent sembler immunisés contre les échecs, mais vous ne savez jamais quand une catastrophe peut survenir.
Dans cet article, je vais vous montrer comment exporter vos courriels Outlook dans Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 et 2016. Je mentionnerai également la procédure à suivre si vous utilisez Outlook pour Mac. Il convient de noter que l’assistant d’importation et d’exportation est à peu près identique dans toutes les versions, mais le processus d’accès à cet assistant a changé.
Exporter des emails depuis Outlook
Si vous exécutez Outlook 2003, 2007, 2010 ou 2013, consultez mon article sur la façon d'exporter des contacts Outlook pour connaître la procédure permettant d'accéder à l'assistant d'importation / exportation. Si vous utilisez Outlook 2016, cliquez sur Fichier et Ouvrir et exporter.
Dans le menu de droite, cliquez sur le bouton Import / Export bouton.
Cela va maintenant amener le Assistant d'importation / exportation, qui a la même apparence dans toutes les versions d’Office. Pour commencer, vous voulez sélectionner Exporter vers un fichier.
Sur l'écran suivant, vous devez choisir le type de fichier: un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) ou un fichier de données Outlook (PST). Normalement, j'utilise toujours PST pour faciliter la réimportation dans Outlook, mais vous pouvez choisir le format CSV si vous souhaitez importer les courriels dans un autre client de messagerie ou même dans un programme comme Excel ou Word.
Sur l'écran suivant, vous devez choisir ce que vous voulez exporter. Si vous voulez recevoir tous vos emails, vous sélectionnez normalement Boîte de réception et assurez-vous que Inclure les sous-dossiers est vérifié. Si vous voulez seulement un petit sous-ensemble d'emails, vous pouvez cliquer sur le bouton Filtre bouton, puis définissez différents critères pour réduire le nombre de courriers à exporter.
Cliquez sur Suivant et vous devez maintenant choisir un emplacement pour enregistrer votre fichier CSV ou PST. Vous pouvez choisir parmi plusieurs options qui traitent de la manière dont les doublons seront traités.
Enfin, cliquez sur terminer et vous obtiendrez une fenêtre vous demandant si vous souhaitez protéger votre fichier PST avec un mot de passe optionnel. Si vous utilisez un mot de passe ici, notez qu'il doit comporter plus de 16 caractères. Notez également qu’il n’est pas très sécurisé et peut être facilement piraté à l’aide du bon logiciel.
C'est à peu près ça. Vous devriez maintenant avoir un fichier CSV ou PST avec tous vos emails stockés à l'intérieur. Vous pouvez maintenant copier ce fichier dans un emplacement sûr pour la sauvegarde.
Exporter des courriels à partir d'Outlook pour Mac
Si vous exécutez la version Mac d'Office, la procédure d'exportation des courriers électroniques est différente. En fait, le type de fichier est également différent. Sur les Mac, vous n’avez qu’une option: le fichier d’archive Outlook pour Mac (.OLM).
Cliquer sur Fichier et alors Exportation.
Une boîte de dialogue apparaît dans laquelle vous pouvez choisir les éléments à exporter dans le fichier d’archive. Vous pouvez choisir parmi Mail, Calendrier, Contacts, Tâches et Notes ou vous pouvez choisir parmi des éléments dans une catégorie spécifique.
Cliquez sur Continuer et on vous demandera où vous voulez enregistrer le fichier. C'est à peu près ça. Il n'y a pas d'autres options lors de l'exportation à partir d'Outlook sur un Mac.
Une fois que vous avez exporté vos courriels, vous pouvez lire mon message sur la manière de les importer vers un autre service de messagerie tel que Gmail, si vous envisagez de passer.