Si vous êtes comme moi, vous recevez probablement des tonnes de courriels chaque jour. Avec le temps, il semble que votre boîte aux lettres va exploser. Heureusement, vous pouvez simplement utiliser la fonctionnalité d'archivage automatique pour archiver vos messages électroniques dans un fichier pst distinct.
Outlook 2003 possède une fonctionnalité d'archivage automatique utile que la plupart des utilisateurs n'utilisent pas. J'aime archiver les messages plus anciens dans un dossier personnel séparé (pst). Plus votre boîte aux lettres est grande dans Outlook, plus son chargement sera lent.
Voici une recette qui explique l’archivage automatique dans Outlook.
1. Créez un dossier personnel séparé en allant à Fichier> Nouveau> Fichier de données Outlook. Choisissez ensuite le type de stockage (fichier de dossiers personnels Office Outlook).
Ensuite, choisissez l’emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier pst. (Je recommande généralement dans Mes documents et crée un dossier «Sauvegarde de courrier électronique».)
Puis donnez-lui un nom. (Ceci sera affiché dans Outlook.) Choisissez si vous souhaitez ajouter un mot de passe (recommandé).
Une fois que vous cliquez D'accord, vous verrez le fichier de dossiers personnels dans vos dossiers.
2. Nous devons maintenant configurer la fonctionnalité d’archivage automatique dans Outlook.
Aller à Outils> Options> Autres> Archivage automatique.
Vous avez plusieurs options ici. Ils devraient être simples. Veillez à définir le dossier d’archive sur celui que nous venons de créer. Si vous souhaitez que ce paramètre soit appliqué dans toute votre boîte aux lettres, cliquez sur le bouton.
Si vous ne souhaitez pas archiver certains dossiers (tâches, calendrier, etc.), vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit de la souris dans le volet Dossiers de courrier et choisir Propriétés> Archivage automatique. Il suffit de cliquer sur le Ne pas archiver les éléments de ce dossier Si vous souhaitez utiliser différents paramètres, faites-le.
Maintenant, vous aurez une boîte de réception qui est automatiquement organisée. Vous pouvez également exécuter AutoArchive manuellement en allant à Fichier> Archiver. Alors assurez-vous de choisir le Archiver tous les dossiers en fonction de leurs paramètres d'archivage automatique option. Puis sélectionnez D'accord.
Au lieu de cela, vous pouvez également configurer une règle.