Le publipostage existe depuis toujours, mais l'un de ses aspects a toujours été très pénible. Traiter avec une liste d'adresses qui utilisent parfois l'adresse 2 (ou même l'adresse 3) alors que d'autres ne le font pas peut vous laisser des lignes vierges indésirables dans votre document fusionné. L'utilisation du paramètre de blocage d'adresses dans Word 2007 simplifie cette opération, car elle supprime automatiquement les lignes vides, ce qui vous laisse une adresse correctement formatée. Pour utiliser cette fonctionnalité intéressante…
1. Sélectionnez le Les envois onglet de la Ruban.
2. Cliquez sur Démarrer le publipostage pour sélectionner le type de document que vous désirez. Cliquez sur le type, puis sélectionnez les options appropriées dans la boîte de dialogue résultante, puis cliquez sur OK.
3. Cliquez sur Sélectionner les destinataires et sélectionnez l'emplacement de vos destinataires. Vous pouvez créer une nouvelle liste si vous en avez besoin. Parcourez la ou les boîtes de dialogue résultantes pour sélectionner les destinataires souhaités.
4. Au lieu d'insérer les champs de fusion pour le nom et l'adresse, cliquez sur Bloc d'adresse. Cela fera apparaître une boîte de dialogue vous permettant de choisir les éléments que vous souhaitez inclure. Celles-ci incluent le nom du destinataire, le nom de la société et l'adresse postale. Sélectionnez les éléments souhaités en cochant les cases correspondantes.
5. Cliquez sur le Champs de correspondance bouton pour vous assurer que tous les champs correspondent. Sinon, utilisez les listes déroulantes correspondantes pour sélectionner le champ approprié pour ce composant.
6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.
Votre bloc d'adresse a maintenant été ajouté à votre document. Cela supprimera toutes les lignes vides dans les champs choisis, donnant ainsi un document propre et professionnel aux destinataires.