Les tableurs sont boiteux. Il n'y a pas deux manières à ce sujet. Nous, concepteurs, détestons les feuilles de calcul car ils constituent un exemple éloquent de données ennuyeuses présentées de manière ennuyeuse.
Malheureusement pour les concepteurs, les feuilles de calcul sont un mal nécessaire et pourraient même être qualifiées d’outil précieux et indispensable dans le monde des affaires. Aujourd'hui, nous allons voir comment améliorer à la fois l'esthétique et la lisibilité de vos feuilles de calcul avec quelques principes de conception super basiques que quiconque peut littéralement suivre. Commençons!
Le document de départ
Pour commencer, nous avons besoin d'un tableur réel. En voici un avec un formatage presque nul. De nombreuses données ont été rassemblées et organisées en sections, mais rien d’autre n’a été fait.
Fixez votre alignement
Comme je le souligne dans presque toutes nos discussions sur la conception, la tendance sera de centrer tout ou partie des colonnes comme dans l'exemple ci-dessus. Pour une raison quelconque, nous pensons qu'un alignement au centre facilite la lecture des données.
En réalité, les colonnes de données alignées au centre font que vos yeux suivent un bord déchiqueté et ont donc tendance à lire plus longtemps à cause du mouvement accru (subtil mais présent).
Pour résoudre ce problème, donnons à toutes les données un fort alignement à gauche. Cela peut sembler ennuyeux (n’est-ce pas ce que nous essayons d’éviter?), Mais croyez-moi, cela rend le document beaucoup plus attrayant et convivial.
Créer des en-têtes clairs
Notre feuille de calcul de départ a déjà franchi une étape importante en créant des en-têtes qui se distinguent en formatant les en-têtes en majuscules. Bien que cela ne soit nullement une nécessité, cela les aide à se distinguer clairement du reste du contenu.
Cependant, nous devons pousser ce principe un peu plus loin pour qu'il soit réellement efficace. Si vous parcourez l'image ci-dessus, vous remarquerez que le texte est toujours identique. Vous saurez probablement intuitivement comment résoudre ce problème, mais assurez-vous que chaque étape de la conception d'un document est intentionnelle et claire.
Comme vous l'avez probablement deviné, nous allons vouloir mettre les en-têtes en gras. C'est un moyen rapide et facile de vous assurer que vos en-têtes reçoivent l'attention qu'ils méritent.
N'oubliez pas de ne pas devenir fous avec les caractères gras, maintenant que vous avez fait du texte en gras le facteur de différenciation essentiel des en-têtes; trop de caractères gras, par conséquent, entraîneront une confusion visuelle. Si vous essayez de rendre tout spécial, rien ne sera spécial.
Utilisez des couleurs pour le bien et non le mal
Ajouter de la couleur est facile et amusant, non? Vous ne pouvez pas vous tromper avec un peu de couleur! Devine encore. L’autre jour, j’ai vu une feuille de calcul utilisant des couleurs similaires à celle ci-dessous.
Cela pourrait être difficile pour beaucoup d’accepter cela, mais c’est moche. Et je ne veux pas dire que c'est juste un peu trop occupé, je veux dire irrémédiablement, ça fait saigner des yeux laids. Si vous vous retrouvez avec quelque chose qui rappelle vaguement la feuille de calcul ci-dessus, effacez tout et recommencez parce que vous avez échoué.
La clé de l'utilisation de la couleur dans une feuille de calcul consiste à utiliser la contrainte. Ne fais pas comme un gamin qui vient de recevoir son premier kit de peinture. Pensez plutôt aux endroits où la couleur améliorera réellement la lisibilité du document. Dans notre cas, rappelez-vous que nous nous concentrons sur les en-têtes. C'est un endroit naturel pour commencer avec la couleur.
Vous voyez à quel point les en-têtes attirent vraiment votre attention maintenant? Ce petit peu de couleur a considérablement amélioré la vitesse à laquelle vous pouvez numériser le document car chaque section est maintenant clairement définie.
Zebra Striping
La zébrure est un autre outil extrêmement utile qui peut facilement ruiner un document entre de mauvaises mains. La raison pour laquelle nous l’avons mise en œuvre est que ces chiffres sur la droite ne sont pas très faciles à associer aux catégories de gauche. Vos yeux doivent traverser trop d’espace et peuvent facilement se perdre et se caler sur le mauvais numéro.
Vérifiez combien cela est amélioré par quelques rayures simples.
Il est maintenant beaucoup plus facile de relier ces numéros distants à la catégorie appropriée. Remarquez à quel point les rayures sont subtiles. Si je les avais rendues plus sombres, elles auraient commencé à rivaliser avec les en-têtes pour la visibilité. En outre, un peu de contraste est bon si placé aux bons endroits, trop de contraste sur toute la page peut faire mal aux yeux.
Pièce pour respirer
Une tendance que je constate dans beaucoup de feuilles de calcul est de formater les cellules de manière à ce qu'elles soient assez grandes pour s'adapter au contenu et non à une fraction de pouce de plus. La logique est logique, vous essayez de stocker beaucoup d’informations dans un petit espace pour économiser du papier, du défilement, etc.
En essayant de gagner de la place, vous sacrifiez souvent beaucoup de l’attrait du design. N'ayez pas peur d'un petit espace, à la fois en hauteur et en largeur. De nos jours, de nombreuses feuilles de calcul restent purement numériques et ne sont jamais imprimées. L'argument papier ne s'applique donc pas toujours.
La seule différence entre la feuille de calcul ci-dessus et celle ci-dessous est que j'ai ajouté de la hauteur et de la largeur aux cellules. Si vous jetez un coup d'œil rapide sur chacun d'eux, vous ne pouvez pas vous empêcher de penser que la feuille du dessus a l'air un peu négligée et peu professionnelle, tandis que celle du bas est agréable et propre.
Sortir de la feuille de calcul
Rappelez-vous ce que j'ai dit au début de l'article? Les feuilles de calcul sont ennuyeuses. Même avec tous les petits ajustements que nous avons faits, vous avez toujours une grande page ennuyeuse pleine de chiffres.
Si vous soumettez un rapport à votre patron, client ou enseignant et que vous remettez une simple feuille de calcul, il n’ya pas de quoi être impressionné en dehors de votre formatage (et de votre travail bien sûr). Cependant, il est préférable de faire bonne impression dès le début, dès que la personne voit le document. De retour à l'université, je ne peux pas vous dire combien de professeurs d'école de commerce ont écrit: «C'est incroyable! sur un rapport que j'ai rendu simplement parce que je suis allé au-delà de toutes les personnes qui ont remis un document ordinaire.
Le meilleur moyen que j'ai trouvé de réparer un tableur est de le supprimer. Ce que je veux dire par là, c'est utiliser davantage les tableurs comme moyen rapide et facile de formater un tableau de fantaisie et moins un produit final. Certes, si vous devez constamment mettre à jour les nombres dans une feuille de formules, vous devez conserver la feuille de calcul. Cependant, dans la plupart des cas, vous pouvez considérablement améliorer votre produit final en procédant comme suit:
Tout à coup, nos données ennuyeuses sont fantastiques! La raison en est que nous ne sommes pas submergés par la grille géante de données sans fin mais par des morceaux gérables d’informations clairement séparées et facilement lisibles.
Ce document a une apparence tellement meilleure que le tableur original que votre supérieur hiérarchique vous donnera sans aucun doute une promotion et une augmentation de vos compétences en matière de conception. Ok, probablement pas. En fait, il est possible que vous restiez coincé en permanence dans le travail de correction des feuilles de calcul des autres!
Conclusion
En résumé, tous les professionnels ont eu leur part de feuilles de calcul boiteuses et difficiles à lire. À partir de ce moment, votre travail consiste à toujours examiner comment améliorer à la fois la fonctionnalité et l’esthétique de vos documents.
N'oubliez pas de surveiller vos alignements, de créer des en-têtes clairs, d'utiliser les couleurs de manière judicieuse et sélective, d'utiliser des bandes de zèbre subtiles et de toujours sortir du tableur pour le produit final (lorsque vous le pouvez).
Laissez un commentaire ci-dessous et dites-nous les astuces que vous utilisez pour améliorer vos feuilles de calcul. Il vous reste encore beaucoup d'éléments à discuter et à essayer: mise en surbrillance des cellules importantes, modification des polices, différenciation de votre première colonne et bien plus encore.