La redoutable réunion de lancement du projet. C'est sur votre calendrier. Vous ne pouvez pas l'éviter. Mais vous pouvez en faire un événement plus mémorable qui aide à générer de la créativité parmi les membres de votre équipe.
Le début de chaque projet doit être marqué par l'excitation et l'anticipation. C'est le moment où votre équipe et vous-même apprenez à propos d'un nouveau client ou d'une nouvelle idée et revenez réellement aux bases du brainstorming et de la génération d'idées. Cela peut et doit être l’une des parties les plus importantes d’un projet de conception et doit être tout sauf ennuyeux.
Développer un plan de pré-réunion
Une bonne réunion commence lors des phases de planification. Vous devez collecter les matériaux de conception et préparer un paquet d’informations pour l’équipe. C'est également une bonne idée d'envoyer des informations de conception avant la réunion afin que les concepteurs puissent commencer à réfléchir au projet.
Voici dix considérations à prendre en considération avant la réunion:
- Taille de l'équipe
- Préparer un bref aperçu de la conception (un paragraphe ou trois points) en fonction des besoins du client
- Décrivez les objectifs et le calendrier du projet
- Mener des entretiens avec le client
- Afficher les produits actuels ou la vision
- Développer un schéma ou un plan
- Créer une liste des livrables souhaités
- Déterminer les facteurs de réussite
- Comprendre les spécifications techniques ou les nécessités
- Créer un agenda de réunion
Créez le bon environnement. Réorganisez le mobilier de la salle de réunion de manière à ce que les personnes soient assises face à face; éviter une disposition de style auditorium. Pensez aux décorations, à la musique ou à d’autres éléments qui ne sont pas la norme. Des éléments de surprise peuvent engager rapidement une équipe et changer sa perception de ce qu'une réunion est supposée être.
Donnez le ton juste pour le coup d'envoi
Le ton de la réunion de lancement devrait refléter le ton du projet, de sorte que la réunion donne à l'équipe le bon état d'esprit. La réunion devrait également être conçue pour favoriser la pensée créatrice et ne serait peut-être pas mieux conduite à une table de réunion.
Divisez la réunion en plusieurs parties:
- introduction
- Brainstorming
- Activité
- Séance de questions et réponses
- Brainstorming
- Devoirs et tâches
- Suivi suivi
Usabilty.gov propose un grand nombre de directives concernant la création de projets numériques, mais peut être adapté à presque tous les objectifs de conception. Rappelez-vous que le but de la réunion de lancement est de partir avec une équipe qui est enthousiasmée par un projet et qui a une idée commune des objectifs, des résultats et de la vision du succès.
Fournir des informations utilisables, mais pas trop,
Si votre réunion est un lieu de distribution et de lecture d’un descriptif de projet, il est peu probable que vous reveniez avec l’enthousiasme et les idées que vous anticipez. La réunion fonctionnera mieux si les informations sont divisées en petites parties utilisables. Enregistrez une documentation volumineuse pour après la réunion.
Alors de quels types d’informations l’équipe at-elle besoin lors de la réunion de lancement pour commencer? En un mot, ils ont besoin de visuels. Rappelez-vous le "spectacle, pas dit, la philosophie." Ceci est une équipe de conception. Montrer le client. Montrer le projet. Montrer la compétition. Ensuite, demandez à l'équipe de montrer ses idées initiales.
Planifier une activité
Être assis autour d'une table n'est pas mon idée de la façon de commencer à penser de manière créative. Cela aide à bouger ou à penser autrement.
Une activité ou un jeu planifié peut être la bonne idée pour engager les muscles de la pensée. Et vous pouvez l’approcher de deux manières:
- En tant qu'activité liée au projet
- En tant qu'activité distincte conçue pour effacer la palette des créations
L'une ou l'autre option peut être un moyen efficace de motiver une équipe et de l'aider à commencer à fonctionner en groupe. (Cela peut être particulièrement important pour les personnes qui n'ont peut-être pas travaillé ensemble auparavant.)
Trois idées d'activités liées au projet:
- Créez une carte conceptuelle décrivant le projet et son articulation. Ajoutez une touche amusante à l’activité, par exemple, créez une carte sans mots, afin que les esquisses se rejoignent de manière inhabituelle ou intéressante.
- Faites un tri par carte de priorité. Donnez à chacun une pile de fiches et écrivez les éléments les plus importants du projet. Ensuite, organisez les cartes par priorité.
- Créez un test visuel visuel. Afficher les visuels du projet actuel et des projets similaires ou des concurrents. En un coup d'œil, demandez aux membres de l'équipe de noter comment l'image les fait se sentir en un mot. Les images avec des associations de mots reliant le projet peuvent lancer une discussion sur la manière de procéder.
Trois titres de livres qui regorgent d’excellentes idées d’activités créatives ou de brainstorming en groupe:
- La caféine pour l'équipe créative par Stefan Mamaw (un de mes favoris!)
- «Creative Grab Bag: des défis inspirants pour les artistes, les illustrateurs et les concepteurs» par Ethan Bodnar
- Atelier créatif: 80 défis pour affiner vos compétences en conception? par David Sherwin
Définir un chronomètre
Des réunions comme celle-ci peuvent être longues et fastidieuses. Apportez un chronomètre et respectez l’ordre du jour et les tâches à accomplir.
La durée exacte d'une réunion de lancement peut varier en fonction de votre équipe ou de votre projet. Certaines entreprises ont un plan de lancement d'une journée pour les grands projets, avec des groupes plus petits entrant et sortant de la soirée. Les autres réunions sont structurées sous forme de séances de travail plus courtes (pensez entre 1 et 2 heures) au cours desquelles la planification initiale d'un projet a lieu.
Préparer un plat à emporter
Les concepteurs doivent quitter la salle de réunion avec quelque chose à faire et un aperçu des endroits où aller. (N'oubliez pas que cette réunion les a tous préparés pour le projet.)
Assurez-vous que votre équipe a tout ce dont elle a besoin pour commencer une fois la réunion terminée. (Pensez aux considérations préalables à la réunion.) J'aime préparer une boîte à outils de concepteur avec chaque concepteur. De nos jours, la trousse à outils est en fait une clé USB alors qu'autrefois, il s'agissait peut-être d'un dossier rempli de friandises.
Le kit doit contenir les éléments suivants:
- Paramètres de conception et de style, tels que la palette de couleurs et de polices, l'utilisation du style et les consignes de la marque.
- Dossier de conception et portée du projet.
- Délais et attributions de tâches.
- Images, logos ou autres matériaux.
- Exemples de package de conception et de matériaux ou de site Web actuels.
- Visuels que le client aime ou a notés pour le projet.
- Liste des contacts et des tâches de l'équipe de projet.
Conclusion
La planification d'une réunion devrait utiliser une partie de la même pensée créative qui est nécessaire pour concevoir un grand projet. Pensez en dehors de la zone de réunion pour aider votre équipe à se réunir pour quelque chose qui peut les passionner.
Même quelque chose d'aussi simple que de réorganiser la salle ou une décoration inattendue peut aider à engager les gens dans une salle de réunion. Soyez créatif et bonne chance!
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