La paperasserie ennuyeuse est l’un des maux nécessaires pour devenir designer indépendant.
Il est tout simplement impossible de contourner le problème. Si vous souhaitez suivre et gérer les paiements des clients, vous devrez configurer un système de facturation. Ce n'est pas toutes les mauvaises nouvelles cependant; la partie amusante est que vous devez réellement concevoir une facture personnalisée.
Aujourd'hui, nous allons concevoir une facture à partir de zéro. Je serai aussi détaillé que possible et comprendrai tout ce que vous avez besoin de savoir, des bases absolues aux fonctionnalités avancées, voire même un peu de théorie de la conception.
Les bases
Commençons par la structure nue. Tout d’abord, votre facture doit tenir sur une feuille de papier standard (8,5 "x 11" ou vice-versa) pour que le client puisse l’imprimer sans problème. Il est fort probable qu'ils garderont le format numérique, mais pour des raisons pratiques, il est préférable de conserver le format de lettre standard.
Ensuite, il devrait inclure votre nom (ou le nom de votre entreprise) et vos coordonnées de base. Vous voudrez être minutieux et inclure votre adresse physique, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et tout ce qui est pertinent. À moins que vous n'ayez une bonne raison de cacher ces informations à un client, celles-ci doivent toutes être utilisées à des fins de comptabilité et d'enregistrement (à leur avantage, pas le vôtre).
Vous voudrez également inclure la date de la facture ainsi qu'un numéro de facture. Il n'est pas nécessaire de créer un numéro de facture, mais cela s'avère utile à la fois pour votre système de fichiers et celui de votre client. Comment vous allez créer un système de numérotation des factures est entièrement à vous. Il peut simplement s'agir d'une date chiffrée ou d'un décompte de base (001, 002, 003? 110, 111, 112) du nombre de factures que vous avez envoyées cette année.
Transmettez votre marque et votre style
Évidemment, puisque vous êtes un designer, vous devez concevoir votre facture en fonction de votre marque personnelle ou d'entreprise. L'objectif principal est de le rendre fonctionnel, mais un objectif secondaire important est de le rendre attractif.
Comment vous appliquez votre marque spécifique est à vous. Je suggère de vous inspirer de quelque chose que vous avez déjà créé, tel qu'un site Web, un en-tête de lettre ou une carte de visite. J'ai utilisé le site Web Design Shack comme point de départ pour l'inspiration des couleurs et le choix des polices, et j'ai proposé l'en-tête suivant:
C'est simple, mais cela fait le travail et reflète le look classique et ancien de notre site Web. Pour ajouter un peu plus de flair, j'ai jeté un vecteur tourbillonnant dans le coin inférieur droit. Il est fonctionnellement superflu, mais ajoutera un peu d'amusement au produit final sans trop distraire du contenu principal. Remarquez que j'ai réduit la transparence d'un assez bon pour qu'elle ne ressorte pas trop.
Grille lisible
Ensuite, vous avez besoin d’une zone pour répertorier ce que vous facturez au client. Même si vous ne facturez qu'un seul projet, divisez votre temps en sections afin que votre client puisse voir clairement ce pour quoi vous êtes payé. Parfois, un seul numéro d'article avec un total vous fera gagner un appel indigné d'un client exigeant de savoir pourquoi il vous paye autant. Le total est beaucoup plus susceptible d’être accepté si vous indiquez très clairement combien de travail vous avez fait.
Le but ici est une information claire et lisible. Je recommande d'utiliser des bandes de zébrures ou une grille visible pour améliorer la lisibilité. Pour plus d’inspiration sur les grilles lisibles, consultez notre article sur la création de superbes tables.
Faire de la place pour des descriptions détaillées
Il est fréquent que la solution de réseau ci-dessus soit un pas dans la bonne direction, mais cela ne suffit pas. Certains concepteurs et / ou clients préfèrent une description détaillée de chaque élément de campagne. Dans ces cas, créez simplement une ligne entre chaque élément avec une hauteur supplémentaire. Dans l'exemple ci-dessous, j'ai décidé de conserver la méthode de marquage par zébrures et d'indenter la copie de description pour conserver le contraste entre les deux.
Notez que j'ai aussi ajouté un gros total audacieux. Ce numéro constituera probablement l’information la plus importante à la fois pour l’expéditeur et le destinataire de la facture. Par conséquent, il ne sert à rien de le cacher. Faites-le ressortir afin que le lecteur puisse le voir en un coup d'œil.
Date limite de paiement
Celui-ci est important. Certains peuvent penser que le délai de paiement sur une facture de conception est présomptueux ou impoli, mais j'estime que c'est une nécessité si vous facturez un client avec lequel vous n'avez pas beaucoup travaillé par le passé. Vous êtes un professionnel et vous ne devriez laisser personne vous traiter autrement. Si vous avez fait le travail de manière satisfaisante, vous méritez le respect d’une date de paye définitive. Dans la plupart des cas, le concepteur se voit proposer un délai pour l’oeuvre d’art. Il est donc tout à fait raisonnable de donner au client un délai de paiement. Assurez-vous simplement que cela ne les surprend pas. Vous devez configurer un guide standard, tel que? Tous les paiements dus dans la semaine suivant la date à laquelle la facture est reçue? et présenter ces informations au client avant le début des travaux.
Encore une fois, je suis allé avec un élément de conception simple, mais je l'ai suffisamment audacieux pour se démarquer. Vous ne voulez pas le mélanger trop, donnant ainsi à quelqu'un une bonne excuse pour dire qu'il ne l'a pas vu.
Rendre les conditions de paiement claires
Avec votre date d'échéance de paiement, vous devez inclure toutes les exigences spécifiques que vous avez concernant le paiement. Cela inclut tout texte général renforçant la date d'échéance, vos modes de paiement préférés et acceptés, votre politique en matière de chèques sans provision, etc.
Ce que vous mettez ici est entièrement à vous. Vous voulez être bref mais suffisamment approfondi pour vous assurer que vous êtes couvert en cas de dispute ou de situation indésirable. Au fur et à mesure que vous traitez avec de plus en plus de clients, vous souhaiterez modifier cette section pour l’adapter à tous les scénarios que vous rencontrez fréquemment.
J'ai également inclus une zone de signature informelle et amicale. C’est un endroit idéal pour prendre des notes concernant des emplois spécifiques, etc.Les factures peuvent être un peu froides et informelles, n'ayez pas peur d'infuser un peu de convivialité personnelle.
Conception terminée
C'est tout ce qu'on peut en dire. Vous aurez sans doute quelques zones d’informations personnalisées à inclure, mais cela couvre à peu près votre facture type. Découvrez le produit fini ci-dessous.
Un peu de théorie du design
J'ai structuré la facture de manière très délibérée afin d'influencer le lecteur. Nous souhaitons que le client remarque trois informations principales: son origine, sa date d'échéance et son montant. Tout le reste est certainement toujours important, mais finalement secondaire à cette information clé. Regardez ci-dessous pour voir la cohérence de conception que j'ai utilisée pour réaliser une hiérarchie visuelle.
Pour les éléments importants, j'ai utilisé une couleur homogène qui contraste bien avec l'arrière-plan et agrandi / gras ces éléments afin qu'ils se distinguent de tout le reste de la page. De cette façon, le lecteur entre ces trois informations même s’ils ne parcourent la page que pendant une minute. Essayez de regarder le dessin fini ci-dessus sans rien lire intentionnellement. Notez que même si vos yeux parcourent la page, ils sont instinctivement attirés par les éléments les plus contrastés.
Accessibilité
Une dernière note sur le design. Notez qu'il est optimisé pour l'impression au-delà de l'exigence de taille mentionnée précédemment. Si vous imprimez cette facture sur une simple imprimante laser noir et blanc, elle devrait bien paraître. Toutes les informations resteront lisibles et la hiérarchie visuelle ne sera pas compromise. De plus, comme il n’existe pas de surfaces sombres plus grandes que le logo de l’en-tête, vous devez utiliser une quantité minimale de toner.
Une autre chose importante à considérer est la taille et le format du fichier. Vous voudrez le sauvegarder dans un format largement accepté, tel que .pdf ou .doc, et veillez à le conserver au maximum sous quelques centaines de Ko (le plus petit étant le meilleur). Cela garantit que le fichier ne sera pas bloqué par des serveurs de messagerie difficiles et pourra être reçu facilement par une personne disposant d'une connexion Internet moins que stellaire.
Celles-ci peuvent sembler être des détails insignifiants, mais le petit matériel joue un rôle important dans la perception du document par d’autres. Une bonne facture est une facture qui ne fait pas de vous un support technique pour ceux qui essaient de la recevoir.
Plus d'idées de fonctionnalités
Pour couronner notre discussion sur les fonctionnalités utiles, voici quelques informations supplémentaires que vous voudrez peut-être inclure:
- Totaux automatiques: Établissez votre facture avec Excel ou Numbers et définissez des formules pour effectuer tous les calculs ennuyeux pour vous!
- PDF interactif: Vous pouvez faire beaucoup de choses avec un PDF pour le rendre plus interactif, mais il est préférable de le limiter aux fonctionnalités pouvant être utilisées par la plupart des lecteurs, telles que la conversion de courriers électroniques ou de sites Web en liens dynamiques (cliquables).
- Intégration PayPal: Prenez-le en ligne et incluez un bouton PayPal pour que les clients puissent facilement se connecter au service et vous envoyer de l'argent.
Applications de facturation
Vous ne voulez pas vous soucier de la création de vos propres factures? Consultez ces articles sur les applications Web qui vous aideront à faire le travail.
- Six révisions: 20 outils de facturation pour les concepteurs Web
- 1er concepteur Web: 5 outils gratuits pour répondre à vos besoins en matière de facturation
- Tripwire Magazine: plus de 30 outils indispensables du pigiste pour le suivi des dépenses, la facturation et la facturation
Montre moi les tiens
Pour résumer, une facture bien conçue doit se concentrer sur trois aspects essentiels: son origine, son échéance et son montant. Veillez également à détailler votre travail et à donner des descriptions détaillées pour éviter toute confusion. Enfin, donnez un peu de votre personnalité sans trop distraire du contenu principal.
Maintenant que vous avez vu ma tentative de facture décente, faites-nous savoir ce que vous feriez pour l'améliorer encore. Mieux encore, incluez un lien vers votre facture et expliquez-nous ses principales caractéristiques.
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